善用科技還是被科技弄得更勞累?一些簡單文書處理例子


在科技越來越普及的今天,我們越需要小心運用科技。

如果能夠善用,科技對教師的教學和行政工作均可帶來幫助,讓我們的工作量得到舒緩。

不過,必須留意「善用」的「善」,「使」用科技和「善」用科技是兩碼子事:科技是令大家更勞累還是真的能帶來幫助?

舉一個例子:

大家一定有在文書處理軟件當中遇過這種情況: 在一些劃線上填寫資料,例如:

在輸入資料時,橫線沒了:

結果要花一些功夫,補回底線,但效果往往還是不理想(留意到線的顏色不相同嗎?對一些追求完美的同事,他們又會再花多數分鐘處理了!)

最重要的問題來了,大家有否想過,為什麼要有這條橫線呢?

其實沒有橫線,有沒有問題?

我的估計是:在電腦未普及的年代,為方便大家填寫資料,當然要加一條橫線,好讓別人填表時可以較工整地寫上資料。當電腦日漸普及,大家開始用軟件處理表格,卻沒有特別想過橫線的意義,結果便照著以往的外觀,還是保留了一條線。

為了這條線,大家可能已枉花了不少時間。

其實文書處理軟件本身已足夠工整,每行文字不會如手寫般有高低偏離;如果真的要更善用文書處理軟件處理一些表格,也應該是運用「製作表格」的功能。

再多舉一個簡單例子:我發現還有不少同事,當想將文字移到下一頁時,會不斷按「Enter」 ,其實所有文書處理軟件(Microsoft Word、Google文件等等)均有「插入分頁」的功能,跟按「Enter」相比,是絕對優勝的做法。

要「善」用科技,必須要先了解科技更多,否則,用不得其所,只會令工作變得更複雜。